Апостиль для українців у Британії: де оформити та коли він потрібен

Українцям у Великій Британії апостиль може знадобитися для оформлення паспорта, підтвердження сімейного стану, подання диплома або посвідчення довіреності. Водночас ця вимога не є універсальною: усе залежить від типу документа, установи та мети його подання. Практичні пояснення зібрала благодійна організація Opora у матеріалі Platform.ua.

Що таке апостиль і коли він потрібен

Апостиль підтверджує справжність підпису, статус посадової особи та печатки на офіційному документі. Він потрібен тоді, коли документ, виданий в одній країні, подають до державної установи іншої країни, а між ними діють правила Гаазької конвенції.

Перед оформленням апостиля варто спочатку уточнити вимоги саме тієї установи, куди подаватимуть документ. Деякі органи приймають документ без апостиля, можуть вимагати нотаріально засвідчену копію або переклад, а інколи — повний пакет із кількома видами засвідчень.

Для українців у Британії така потреба найчастіше виникає під час роботи з документами про народження, шлюб чи розлучення, дипломами, довідками, судовими рішеннями, нотаріальними документами та довіреностями.

Де оформлювати апостиль на українських документах

Апостиль ставлять у країні, де документ видали. Тому українські документи не можна апостилювати у британській установі. Залежно від виду документа цим займаються українські державні органи, зокрема Міністерство юстиції, Міністерство освіти і науки або Міністерство закордонних справ.

Для документів цивільного стану — наприклад, свідоцтв про народження, шлюб чи розірвання шлюбу — може знадобитися звернення до органів юстиції. Апостиль на освітніх документах оформлюють за окремою процедурою, оскільки спочатку можуть перевіряти справжність диплома та повноваження закладу, який його видав.

Якщо документ оформлений нотаріусом, апостиль засвідчує підпис і печатку нотаріуса. Для довіреності це означає, що спочатку її потрібно правильно посвідчити в Україні, а вже потім подавати на апостилювання.

Українські консульські установи у Великій Британії не замінюють органи, які проставляють апостиль на документах, виданих в Україні. Документ можна оформлювати через уповноважених представників або сервіси в Україні, якщо особиста присутність заявника не потрібна.

Як діяти зі старими свідоцтвами та британськими документами

Старе свідоцтво радянського зразка може не прийняти установа, для якої його готують. У такій ситуації спочатку варто отримати повторне свідоцтво або сучасний витяг з українського державного реєстру, а вже після цього з’ясовувати питання апостиля. Сам апостиль не виправляє помилки в документі й не замінює його повторної видачі.

Британські документи апостилюють у Великій Британії через Legalisation Office при Foreign, Commonwealth & Development Office. Йдеться, зокрема, про британські свідоцтва, довідки, документи реєстрації, нотаріальні акти та інші офіційні папери, які планують використовувати в Україні.

Перед поданням британського документа потрібно перевірити, чи відповідає підпис або печатка вимогам служби легалізації. Для окремих документів може знадобитися попереднє засвідчення у британського нотаріуса або іншого уповноваженого фахівця.

Тривалість процедури залежить від виду документа, способу подання, необхідності додаткової перевірки та завантаженості установи. Поштове оформлення зазвичай займає більше часу, ніж подання через доступний електронний сервіс або особисте звернення. Тому апостиль радять оформлювати до запису в консульство чи подання документів, а не в останній момент.

Окремо слід врахувати переклад: навіть апостильований документ можуть не прийняти без перекладу українською або англійською мовою. Вимоги до перекладу — зокрема щодо нотаріального засвідчення — визначає установа, яка розглядатиме документи.

Найбезпечніший порядок дій — спочатку отримати в установі перелік необхідних документів, перевірити, де саме їх видали, з’ясувати вимоги до апостиля та перекладу і лише після цього подавати папери на оформлення. Це допоможе уникнути ситуації, коли апостиль поставили на документ, який установі не підходить.